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チームのタスク管理の手順と、うまく運用するコツ


タスク管理とは?~ 効果の出ない理由を探る


BAISOKUです。


前回のブログでは、個人で「タスク管理」を行う場合の手順とうまく運用するコツについて解説しました。 今回は、チームでのタスク管理を実施する際の手順、軌道に載せるためのコツについて解説してみます。



タスク管理<チーム>の手順~タスクを決める


チームでタスク管理する際も、個人のタスク管理同様、何をタスクとするか?の洗い出しから始めます。

さらに、個人と同様にそれぞれのタスクの目的を細分化することで作業レベルの目的まで落とし込んでいきます。

  1. タスク目的の明確化(なぜこの目的をやらなければならないのか記述)

  2. タスクの分解(チームで行う作業レベルの目的まで分解)

  3. タスクの関係性を整理(タスクを直列関係と並列関係に整理)

  4. タスクの割り当てを決める(チーム内の誰に?)

  5. タスクの細分化(個人レベル)

上記の手順に沿って、最初にチームの管理者がチームのタスク管理に取り組んだ後、チーム全体でその内容を精査、調整し最終的にチームメンバーの同意を取ります。この手順で進めることでチーム内でのタスクが明確になり、タスクに対する目的を共有化することが可能です。




タスク管理<チーム>の手順~タスクの見える化


個人の場合同様、チームでのタスク管理についてもまず、タスクを見える化することが大事です。個人でのタスク管理と異なるのは、全てを管理者を含めた個々人が決めるのではなく、ある程度のレベルにおいて目的を明確化する点です。例えば、チームの管理者が全てを決める(明確化する)とメンバーはただ決められたタスクをこなすだけとなり、モチベーションの低下が予想されます。


チームでのタスク管理においては、顧客または経営者のリクエストに対して、管理者がチーム全体の目的を設定します。その目的を達成するためにチーム内で積み上げていく目的を細分化し、それらの目的に必要なタスクを洗い出します。この洗い出し作業は、まず管理者が行い、チーム内で共有し精査、調整していくと効率的です。この後、洗い出したタスクを個人に割り当てます。各メンバーは、割り当てられたタスクをさらに個人レベルで目的を掘り下げ、細分化し、タスクとして洗い出します。




タスク管理<チーム>の手順~着手の順番を決める方法



個人レベルでのタスクの洗い出しのあとは、どれから着手するか?の順番を決めていきます。大元の目的以外のタスク(ここでは無駄なタスク)が発生させないためには、タスクを整理することが肝心です。


このタスクを整理し順位付けするプランニング作業は通常、経験が多いほど精度が高く、経験が浅ければ後々見落としたタスクが出てきてしまう率が高くなってしまいます。本来ならば、経験に寄ることなく誰でも上手にプランニングできることが求められるため、採用されている方法の一つがWBSです。


WBS:Work Breakdown Structure


タスクの関係を体系的に整理する方法で、タスクを洗い出す順番から「アップストリーム法」とも呼ばれています。


アップストリーム法

アップストリーム法では、まずその仕事の目的を達成するためには、どんなアウトプットが必要か?を定義することから始めます。そのあと、ではアウトプットを作るためにはどんな作業(タスク)が必要か?さらにその作業(タスク)をするために必要な作業(タスク)は何か?・・・と、仕事の最終形を下流と見立て、上流に向かってさかのぼるようにタスクを洗い出していきます。


「○○○○するために何をしなくてはならないか?」さらに「そのためには前段階で何をしなくてはならないか?」と考えを進めることで、たとえ経験が浅くても必要な作業を洗い出しやすくなります。


ちなみに上記の図にあるタスクの直列関係と並列関係については、個人のタスク管理の記事でも説明していますが、直列関係は、一つの作業(タスク)を終えないと次の作業(タスク)に着手できない関係を言い、並列関係は、各々の作業は独立しているため、同時に行うことができる作業(タスク)のことを指しています。




タスク管理<チーム>の手順~割当てを決める3つの方法



タスク管理をチームで実施する際、チームメンバー各々にタスクを割り当てることになります。基本的なことですが、単純にメンバー全員に同数のタスクを割り振るのでなく、チームの置かれている状況の応じて「割当方法」を選択するのがスムーズなタスク管理のコツと言えます。


タスク管理のスケジューリング方法は、

  1. 納期に間に合わせるためのスケジューリング

  2. 能力、スキルの差を考慮したスケジューリング

  3. 品質・リスクを基準にしたスケジューリング

大きく分けて上記の3つが考えられます。


1. 納期に間に合わせるためのスケジューリング


この方法は、チーム内のメンバー間で能力、スキルの差が少ない場合有効な方法です。納期を守ることを最優先の目的とするタスク管理方法となります。


2. 能力、スキルの差を考慮したスケジューリング


この方法は、1と異なり、チーム内のメンバーの能力差が大きい場合に有効な方法です。キャリアのあるメンバーに新人より多くのタスクを割り当てる、タスクをこなす時間内にキャリアあるメンバーが新人にレクチャーする時間を設けるなど、能力差を考慮しながら育成し、チームを成長させていくスケジューリング方法です。


3. 品質・リスクを基準にしたスケジューリング


この方法は、特に管理者がチーム全体のタスク状況をチェックする際に必要な視点です。納期が重要なのはもちろんですがどの程度の品質レベルで達成するか?を見極めなくてはなりません。チーム内のメンバー自身は個々のタスクを行うことに集中するため、品質についてコントロールすることは難しいことが多いものです。管理者としては、メンバーが手間暇をかけすぎた品質でタスクに携わっていないかを注意深く見ることで、チーム全体が納期と適切な品質でタスク処理していくことが可能となります。




タスクの進捗管理とPDCA


チームでのタスク管理が個人の場合と大きく異なる点は、それぞれのタスク進捗をメンバー間で共有し、管理していくことです。またタスクの進捗管理の際には、納期と品質の視点がありますが、進捗の視点では「品質」面の進捗に重点を置いてください。先にも述べましたが、品質の管理は、タスクを行っている本人には見えづらいものなので管理者がチェックする必要があります。


もう一つ重要なのは、進捗管理では、結果の管理でなく過程を管理することです。目的とする品質レベルを確保するうえでも過程の管理は重要となります。

過程管理のコツとしては、誰が見ても直観的に把握できるよう、完成(完了)に対する度合いを数値化する(○○まで●●%達成)などがあります。


タスク管理は、個人の場合同様、その方法についても定期的に見直し、PDCAサイクルをまわすことでチームのタスク処理力をアップさせていきます。


時間の経過とともに、人の入替、個人の成長、プライベートの状況など、チーム内の状況は多くの変化が起きます。どのような変化に対しても柔軟にタスク管理の形を変えることで、チーム全体のスキルを向上、成長させていきましょう。


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