┃ ITシステム化 以前の課題
課題
各々勤務体系の異なる、全国15ヵ所、500名分のタイムカードデータ。
このデータは、月初に集められた伝票を、すべて経理部が手集計していたため、経理部の作業量が増え残業を余儀なくされていました。
「毎月のことだからしかたがない…」
また、遅刻、早退、有給申請もすべて紙ベースだったため、承認フローも機能していませんでした。上司に承認してもらわないと処理に回せないと未承認の紙が溜まっていきます。
┃ 具体的な効果、実現したこと
施策
最も経理部の手を煩わせていた手入力を解消するため、タイムカードデータをシステム連携して、勤怠データの自動読み込みし、就業時間を自動計算させました。
また、勤怠関連の申請をクラウド上で行い、外出、出張の多い営業部の出退勤状況もリアルタイムで把握可能になりました。
給与システムともデータ連係させ、転記のためのダブルチェック、トリプルチェックが不要に。
業務効率化された経理部の残業時間は、一気に従来の5分の1に圧縮しました。
＜導入システム（機能）＞
・タイムカード情報の共有
・勤怠申請のオンライン化
・給与システムとのデータ連携化
効果
・何度もダブルチェック、トリプルチェックをしていたのが不要になり、経理部の残業時間が減った
・残業申請をとりいれたことで「タイムカード出してください」「休暇申請書出してください」がなくなった
「勤怠管理システム」導入により、社員間でもお互いの残業状況を共有できたことで、誰かに業務負荷がかかりすぎないよう協力しあう空気が生まれました。
その効果もあってか、業績アップ（受注拡大）しました。
これに伴い、一時的に生産量が飛躍的に増加。
現状の従業員数で最大限対応するため、２交代制を採用（朝番と夜番の勤務シフト）。
「勤怠管理システム」でも、各々の勤務シフトに合わせて柔軟にカスタマイズ対応し、最適なシフト編成をバックアップしています。