「手書き台帳と電話/FAXからの脱却、やさしい介護を倍速化!」

 ~ 居宅介護業A社様

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居宅介護業A社様の背景

A社様は、「日本で一番心遣いができる会社」を目指し2000年に創業されました。

以来20年近くにわたり、「感動・絆・温もり・信頼」の4つの心を大事に、訪問介護・居宅介護支援・自費サービスを通じて、地域の高齢者および家族の健康と幸せに大きく寄与されています。

2012年に訪問介護業務管理システム「やさしい介護システム」を構築。

導入後は株式会社BAISOKUとの二人三脚で業務効率化に取り組み、クラウド上での顧客台帳のデータベース化を機に顧客管理や報連相の精度を大幅にアップし、ミスの削減と顧客満足度のアップを実現しました。

ITシステム化 以前の課題

課題

システム化以前は、すべて手書きの台帳で管理されていたため、電話をうけるスタッフは、パソコンの画面に向かい、利用者(顧客)情報を打ち込みながら、当日の予定を変更したり、連絡先を確認したり、問合せに対応したりと、目の回るような忙しさでした。

膨大な顧客情報はあいうえお順にファイリングされ、電話を受けるとまずリングファイルが並ぶ棚とへ走り、「あ」から順番に利用者情報を探し、また電話口へ戻って応対します。

「古い記録になると倉庫に保管している台帳を探して、お目当ての顧客情報は見つかったものの、手書きの文字でかすれたり、クセ字で解読不明、ということもありました」とマネージャーさんは苦笑していました。

具体的な効果、実現したこと

施策

A社様から最初にリクエストされたのは、年配の介護スタッフさんでも簡単につかいこなせるようにということでした。

そこで、まず業務の流れをそのまま、紙をパソコンの画面に置き換えるイメージで開発しました。

<導入システム(機能)>

・顧客管理
・介護記録管理
・スケジュール管理
・申送りワークフロー
・営業記録

効果

・社内の情報を一元管理したことで、散逸していた資料やデータが一か所に集約され業務効率が大幅にアップした。
・手書きの顧客台帳をデータベース化したことで、顧客情報の精度がアップし、きめ細かいサービスを提供できるようになり、
顧客満足度がアップした。
・システムをクラウド化することで、社外から必要な情報にアクセスできるようになり、電話やFAXでのやりとりが激減し、
勤務時間の短縮につながった。

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